Ведение бухгалтерии для ИП: как правильно вести финансовую отчетность и для чего это нужно

Даже далекие от сферы бухгалтерского учета люди знают, как отчаянно бухгалтеры пытаются получить акты выполненных работ и другие закрывающие документы в конце отчетного периода, чтобы свести баланс. Конечно, сегодня процесс значительно упростился благодаря специальным программам и сервисам, однако перед начинающими бизнесменами остро встает вопрос — как правильно вести бухгалтерию ИП? Действительно ли нужно отражать каждую операцию?

В этом материале вы узнаете о том, что такое бухгалтерский учет, как его грамотно вести, стоит ли привлекать бухгалтера или индивидуальный предприниматель может справиться собственными силами.

Это интересно: 10 сервисов онлайн-бухгалтерии

Что такое бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет представляет собой систему всестороннего сбора и обобщения информации, а также тщательной регистрации фактов о хозяйственной деятельности экономического субъекта. Проще говоря, это запись каждой совершенной операции.

Например, предприниматель сделал отгрузку товаров — оформил товарную накладную и счет-фактуру (если работает с НДС), получил за них деньги по безналу — зафиксировал поступление средств на расчетный счет.

Бухучет необходим, чтобы точно знать, как обстоят дела у бизнесмена: с помощью баланса можно увидеть наличие недвижимости и оборудования в собственности, какова сумма кредитных обязательств, есть ли дебиторская задолженность. Бухгалтерская отчетность в целом позволяет трезво оценить финансовое положение ИП на определенную дату.

Многие думают, что бухгалтерский учет и налоговый — тождественные понятия, синонимы. Однако такая идея в корне неверна, это абсолютно разные вещи, у которых даже цели отличаются:

• у бухучета основная цель — информационная (предоставление данных о финансовом состоянии экономического субъекта);
• у налогового учета — фискальная (дать возможность государству отслеживать правильность исчисления и уплаты налогов).

Таким образом, бухгалтерский учет необходим, чтобы предприниматель мог трезво оценить финансовую ситуацию, увидеть перспективы и сформулировать стратегию для дальнейшего развития. А налоговый предназначен для систематизации сведений о субъекте и оформлении их в соответствии с первичной документацией. Зачем? Чтобы грамотно и своевременно исчислить налоги, руководствуясь правилами, прописанными в Налоговом кодексе РФ.

Важно хорошо понимать разницу между бухгалтерским учетом и налоговым, поскольку только тогда получится наладить их грамотное ведение.

Читайте также: Что лучше — самозанятость или ИП

Обязан ли ИП вести финансовую отчетность по закону

В соответствии со ст. 6 № 402-ФЗ, индивидуальные предприниматели не обязаны вести бухгалтерский учет, если они предоставляют в соответствующие органы налоговую отчетность. Иными словами, налоговый учет — это необходимость, если вы не хотите проблем с законом, а финансовый — выбор каждого конкретного ИП.

Многие начинающие бизнесмены думают: раз бухучет для ИП необязателен, зачем тратить на него время, силы и деньги? Например, молодой и амбициозный предприниматель ремонтирует компьютеры. Дело идет хорошо, и ему банально некогда возиться с бумажками. Надо ли все усложнять? Здесь очень интересный момент, ведь фактически ресурсы будут вкладываться в будущее развитие и масштабирование деятельности. Финансовый учет поможет увидеть возможности для роста, да и инвесторов без него никогда не привлечь — они просто не поймут выгоды вложений в компанию.

Если провести аналогию, то получать образование и заниматься саморазвитием людей тоже никто не заставляет, однако без этого сложно найти хорошую работу и стать успешным человеком. Так и с бухгалтерией для ИП — отказ от ее ведения чреват отсутствием перспектив и появлением проблем, которые можно было легко предотвратить, если вовремя оценить ситуацию.

Стоит отметить, что порядок ведения бухгалтерского учета, как и налогового, отличается в зависимости от выбранного налогового режима. Обсудим подробнее, как вести финансовый учет для ИП на ОСНО и УСН, поскольку эти два налоговых режима являются наиболее распространенными.

Ведение бухгалтерии для индивидуального предпринимателя

Бухгалтерия для ИП на ОСНО

У многих предпринимателей просто нет альтернатив при выборе налогового режима, им подходит только общий режим налогообложения (ОСНО). Например, если деятельность ИП в основном связана с выполнением работ или оказанием услуг для крупных компаний, применяющих общий режим налогообложения. Его особенность — наличие налога на добавленную стоимость (НДС), стандартная ставка которого сегодня составляет 20 %.

Если организации на ОСНО будут заказывать, к примеру, запчасти у ИП на УСН, то они не смогут получить НДС к вычету, значит, их расходы возрастут. Это, разумеется, никому не выгодно — зачем платить больше налогов, если можно сотрудничать с теми, кто работает с НДС и уменьшать сумму НДС к уплате в бюджет?

В кругу бухгалтеров даже есть популярный анекдот на эту тему:

Два опытных бухгалтера пытаются свести годовой баланс. Оба сильно устали. Вдруг первый спрашивает второго:
— Слушай, я забыл, а сколько месяцев-то в году?
Другой быстро отвечает, не отрывая взгляд от расчетов:
— Десять. без НДС.

Вернемся к тому, как вести бухгалтерию ИП на ОСНО. Здесь нельзя использовать полумеры и примерные цифры, поскольку тогда не получится правильно рассчитать НДС, который отдельно определяется для начисления и вычета.

Пример: ИП Васильев Антон Иванович производит столешницы к мебели. Предположим, что Антон Иванович продает их в большом количестве фирме «Кухня мечты», которая делает кухонные гарнитуры и продает их оптом в разные магазины. Фирма работает на ОСНО и платит НДС в бюджет. Допустим, она продает гарнитуров на 600 000 ₽ в месяц с НДС.

Налог на добавленную стоимость: 600 000 / 1,2 = 100 000 ₽.

Столешниц для этих кухонь было куплено на 120 000 ₽ с НДС (сумма налога 20 000 ₽). Тогда «Кухня мечты» должна будет заплатить в бюджет: 100 000 — 20 000 = 80 000 ₽.

Если бы Антон Иванович работал на УСН без НДС, то не факт, что он нашел бы партнеров в виде крупных компаний, поскольку последним невыгодно сотрудничать с «упрощенцами».

Также бухучет понадобится ИП на ОСНО в следующих случаях:

• для всестороннего контроля и последующего анализа результатов хозяйственной деятельности — можно рассчитать коэффициенты ликвидности, оборачиваемости и другие, а потом сделать вывод о состоянии дел и выявить гипотетические точки роста;
• чтобы иметь возможность поиска работы на тендерных сервисах — часто бухгалтерская отчетность является обязательным пунктом в списке документов, которые нужно предоставить на конкурсную площадку;
• для привлечения инвесторов или получения банковского кредита — отчетность поможет доказать, что у ИП есть перспективы.

Таким образом, без прозрачного бухучета на ОСНО предпринимателям, скорее всего, не обойтись. И это не будет прихотью или излишеством — наличие финансовой отчетности поможет получить кредит при необходимости, привлечь инвесторов, выиграть в тендере.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность для ИП на УСН

Ведение бухгалтерии для ИП на УСН, как и было сказано выше, не является обязательным — законно не вести учет вообще или организовать упрощенный. Налоговым же учетом пренебрегать нельзя, в противном случае последуют штрафные санкции. Налоговая декларация на упрощенке сдается один раз в год, однако чтобы ее сформировать, нужно знать, как обстоят дела в бизнесе. Для этого и нужен финансовый учет.

Это интересно: Как собрать деньги на проект в интернете

Для определения налоговой базы обычно ведут «Книгу учета доходов и расходов». Сдавать ее, конечно, никуда не требуется, но можно предъявить в случае налоговой проверки. ИП на УСН «Доходы минус расходы» записывают в книгу все хозяйственные операции, связанные с доходами и расходами. При налоговом режиме «Доходы» в книге указывают все доходы, а также страховые взносы (на них можно уменьшить сумму налога к уплате).

Как ИП вести бухгалтерию самостоятельно: пошаговая инструкция

Сегодня существует множество программ и онлайн-сервисов для ведения бухгалтерии. Почему бы не попробовать справиться собственными силами? Это особенно актуально для начинающих предпринимателей, не имеющих возможности привлекать бухгалтера в штат или отдавать бухучет на аутсорсинг.

Что необходимо для самостоятельного ведения бухгалтерии? Безусловно, нюансы зависят от выбранного налогового режима, однако можно сформулировать общий алгоритм действий:

1. Выберите налоговый режим. Для этого нужно примерно прикинуть возможные доходы и расходы, а также подумать о гипотетических партнерах. Если это крупные компании, работающие с НДС, выбирайте ОСНО. В противном случае можно остановиться на УСН. Здесь все обычно зависит от накрутки на товары и услуги — при минимальной прибыли со сделки, как правило, выгоднее получается применять режим «Доходы минус расходы». Однако УСН «Доходы» для многих удобнее — меньше бумажной волокиты, так как расходы не требуется подтверждать.
2. Изучите законодательство. Обратите внимание на сроки и формы сдачи отчетности, порядок уплаты налогов и взносов. Ответы на вопросы можно найти в бесплатной интернет-версии КонсультантПлюс.
3. Напишите учетную политику. Обычно там указывается следующее: какой бухучет будет использоваться (традиционный или упрощенный), методы налогового учета, порядок составления и оформления документов и подобные вещи. Лучше всего дополнить учетную политику приложениями — например, рабочим план счетов (при необходимости), типовыми формами первичных документов и т. д. Логично, что при осуществлении деятельности будет необходимо руководствоваться выбранной политикой.
4. Решите вопрос с работниками. Определитесь, есть ли в планах кого-либо нанимать. Стоит понимать, что финансовый и налоговый учет гораздо проще при отсутствии сотрудников. С появлением статуса работодателя возникнет и необходимость кадрового учета.
5. Следите за документооборотом. Не откладывайте на завтра оформление бумаг — отражайте хозяйственные операции по факту их совершения. Каким образом? Используйте специальные программы и сервисы. И помните, что нет документов — нет сделки. При проверке налоговая не поверит на слово, какими бы честными глазами вы ни смотрели. Любая операция в классическом бухучете отражается по принципу двойной записи — по дебету одного счета и кредиту другого.
6. Заключите договоры с партнерами. Удобно, когда есть договорные обязательства — зачастую тогда оформление документов существенно упрощается. Подпишите договоры с оператором связи, транспортными компаниями, почтой… Сделайте цифровую подпись, и сдавайте отчетность в электронном виде.
7. Анализируйте финансовую отчетность. Результат бухучета можно увидеть в балансе и отчете о прибылях и убытках. Для начинающих ИП особенно важно обращать внимание на кредиторскую и дебиторскую задолженности. Если первая существенно превышает вторую, суммированную с денежными средствами, есть повод начать беспокоиться. Но и полное отсутствие кредиторки не гарантирует, что дела идут прекрасно. Возможно, не используются шансы масштабировать бизнес за счет привлечения кредитных средств.

Статья в тему: Что такое краудфандинг + 10 площадок для привлечения средств на развитие бизнеса

Важно! Если вы планируете вести бухгалтерию сами, но не уверены в своих силах, пройдите небольшое обучение. Необязательно лезть в дебри и осваивать институтскую программу, достаточно понять принципы бухучета: что такое активные и пассивные счета, двойная запись, как отражать операции и составлять баланс. Современные программы, конечно, сделают многое за вас, однако во избежание ошибок нужно быть в теме и держать руку на пульсе.

Что лучше — самостоятельно вести бухгалтерию или передать ее на аутсорсинг

Часто говорят: «Хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам». Актуальны ли данные слова по отношению к ведению бухгалтерии? Конечно. Однако не все знают, что у цитаты есть и продолжение: «Хочешь сделать отлично — найми профессионала».

Начинающий предприниматель для организации финансового учета может пойти несколькими путями:

• вести бухгалтерию самостоятельно;
• нанять штатного бухгалтера;
• заключить договор ГПХ на бухгалтерские услуги или передать задачу на аутсорсинг.

Выбор зависит от многих вещей — например, масштабов и характера деятельности, имеющихся знаний и навыков бизнесмена, наличия или отсутствия у него свободного времени и желания. Чтобы проиллюстрировать возможные подводные камни и риски у разных вариантов, сгруппируем информацию в таблицу:

Конечно, самостоятельное ведение бухгалтерии займет довольно много времени, особенно если предприниматель ранее не занимался подобным. Однако так получится существенно сэкономить. Хорошие аутсорсинговые фирмы ценят себя высоко, но и работают качественно — большинство из них даже гарантирует возмещение штрафа, если он вдруг по какой-либо причине появится.

Не факт, что своими силами получится обойтись без штрафных санкций. Но у самостоятельного ведения бухгалтерии есть отличное преимущество, которое перекрывает маленькие недостатки, — бизнесмен будет знать все в деталях о своем финансовом положении. Согласитесь, это хорошая мотивация.

Сервисы в помощь

Тем, кто планирует вести бухгалтерию самостоятельно, стоит обратить внимание на следующие сервисы:

• Мое дело. Отличная возможность ведения онлайн бухгалтерии для ИП. Интуитивно понятный интерфейс, есть функционал для расчета зарплаты, кадрового учета. Минимальная стоимость — от 417 ₽ в месяц. Есть трехдневный тестовый период, в который можно оценить интерфейс и инструментарий.
• Контур.Бухгалтерия. Оптимальный и проверенный вариант для ИП, у которых менее ста сотрудников. Сервис отличается большим количеством подсказок — справится с бухгалтерией сможет даже новичок. Цена — от 1 000 ₽ в месяц.
• Мои Финансы. Облачная бухгалтерия, которая позволяет не только вести учет, но и сдавать налоговую отчетность через интернет. Предприниматель за пару минут сможет выписать контрагенту счет и составить проект договора. Минимальный тариф — от 167 ₽ в месяц.

Важно! Необязательно ориентироваться на онлайн учет, никто не запрещает действовать по старинке — приобретите лицензионный софт и поставьте на свой ПК. Самыми распространенными и востребованными считаются продукты от 1С: Бухгалтерии и СБИС.

Читайте также: Как заводить полезные знакомства в сети и быстро находить нужных специалистов

Заключение

Законодательство не требует от ИП ведения бухгалтерии, но необходимость подобных действий очевидна. Только при грамотном финансовом учете предприниматели смогут правильно рассчитывать налоговые платежи, анализировать состояние дел и развиваться дальше.