Стратегическая сессия - это мощнейший инструмент для развития бизнеса и поиска решений в сложных неопределенных ситуациях. Как же ее провести? Что стоит учесть? Что делать и в какой последовательности? На какие этапы разбить и что на каждом этапе предпринять?
Рассмотрим 9 этапов. От постановки цели, до завершения стратсессии.
Этап 1 - Цель!
Сформулируйте цель. Просто, понятно, лаконично. Зафиксируйте на бумаге. Цель!
Первый шаг на пути к сессии - это понимание, каких результатов вы хотите добиться, но не стремясь придать этому результату законченный вид.
Звучит просто, но на практике часто сталкиваюсь с серьезными трудностями на этом этапе. Заказчик стратегической сессии, собственник или руководитель организации, не может одним предложением объяснить, какой результат он хочет получить по итогам сессии, хотя уже идет процесс подбора исполнителя. Иногда даже слышу: "Ну, вам как профессионалу видней, для чего нужна сессия". Но определить ключевую стратегическую проблему компании, точку приоритетного фокусирования – это задача собственника и руководителя.
Пусть даже этой задачей и будет как раз поиск ключевой проблемы, тормозящей развитие.
Этап 2 - Модератор!
Выберите модератора. На что обратить внимание? Это должен быть человек, имеющий в своем арсенале набор техник групповой работы и желательно, опыт их применения. Готовый на любом этапе сессии оперативно применить нужный инструмент. Модератора лучше пригласить со стороны. По ряду причин.
А) Уровень профессионализма у практика, с опытом проведения сессий в разных организациях, выше.
Б) Объективность. У внешнего модератора нет скрытых мотивов в поддержке тех или иных участников или точек зрения.
В) У внешнего исполнителя нет сложностей с субординацией, он не находится в подчинении у кого-либо из участников сессии.
Г) Так как нужный уровень экспертности на стратегической сессии формируется исключительно за счет участников, то выведение одного из них за рамки выработки решений, снизит экспертность группы и ослабит качество результата. Ведь компании часто выбирают на роль модератора генерального директора, директора по стратегическому развитию или HR директора. Во всех случаях потеря экспертности в группе будет критичной.
Сможет ли сотрудник совместить роль модератора и участника – большой вопрос. Даже для профессионального фасилитатора это не просто. А если выбрать на роль модератора специалиста из числа линейного персонала, то ему будет сложно справиться с волнением и равнозначно относиться ко всем мнениям и участникам сессии, не учитывая реально занимаемые ими должности.
Этап 3 - Состав!
Определите состав участников. Обеспечьте широкий спектр мнений. Оптимальный состав участников зависит от ситуации и цели стратегической сессии. Необходимо определить наиболее подходящих участников и подготовить их заранее.
Это означает, что надо продумать, кто из руководителей, сотрудников, принимающих решения, и специалистов в данном вопросе должен присутствовать. Надо продумать, какие точки зрения (возможно не только участников), должны быть представлены, например мнения потребителей или сотрудников, которые физически будут отсутствовать.
Если экспертности не хватает, скажем при выходе компании на новые рынки, то стоит подумать, каких внешних экспертов пригласить на сессию. Главное - это найти способ получить эффект от взаимодействия различных точек зрения, опыта и профессиональных знаний.
Этап 4 - Аудит!
Проведите аудит мнений участников. Заранее, до начала сессии, проведите индивидуальные интервью с каждым участником, начиная с руководителя.
Это позволит подготовить участников к сессии. Вовлечь их еще до ее начала. А главное понять, каковы взгляды, принципы и опасения есть у каждого из участников, а также у групп заинтересованных лиц. Получить представление, по каким ключевым моментам мнения участников сходятся, а по каким – нет.
Уже тут можно определить возможные спорные моменты и если надо, заранее проработать их с руководителем и участниками предстоящей сессии.
Бывает, что по итогам этого этапа, руководитель меняет главную цель сессии. Изначально, это была разработка стратегии на 5 лет. А по итогу аудита очевидно, что в компании полный бардак, нет распределения зон ответственности, у директора в прямом подчинении 10-15 человек, ключевые руководители погрязли в междуусобицах. Понятно, что решение этих проблем выходит на первый план. Даже если удастся разработать стратегию, реализация ее в таких условиях, не реальна.
Этап 5 - Информматериалы!
Подготовьте информационные материалы.Необходимо, чтобы материалы отвечали поставленным целям и были всем ясны и понятны.
Нужно выбрать самые ключевые, не злоупотребляя их количеством. Частая ошибка, вынести на рассмотрение участников сессии, десятки показателей, в которых начинаешь путаться уже на третьей минуте презентации. И в голове от них только каша.
Но одновременно необходимо, чтобы информ материалы освещали различные аспекты проблемы, с которой вы столкнулись, включая и то, как отдельные части взаимодействуют с целым.
Они должны помочь участникам осмыслить сложность стоящей перед ними задачи, увидеть картину целиком.
Также нужно определить через какую призму, под каким углом вы будете рассматривать проблему. Компания Kodak в свое время могла бесконечно улучшать существующую модель бизнеса, но тот факт, что свою стратегию компания не рассмотрела через призму развития цифровых технологий, привел ее к банкротству. Хотя первый цифровой фотоаппарат был разработан в 1975 году именно инженером фирмы Kodak.
Этап 6 - Помещение!
Подготовьте место действия, найдите хорошее помещение. Учитывайте количество участников и тему обсуждения. Участникам должно быть комфортно в предоставленном помещении, они должны быть обеспечены оборудованием, канцелярскими принадлежностями и другими материалами, необходимыми для плодотворной совместной творческой деятельности.
Продумайте все элементы рабочей обстановки – от пространства, как такового, до предметов искусства и украшений. Расстановка мебели в комнате и распределение мест должны настраивать участников на определенный формат взаимодействия. Вы же не будете проводить бизнес переговоры в детском кафе с командой шумных аниматоров вокруг?
Определите где будут организованы кофе паузы и где участники будут обедать. Продумайте все до мелочей, это будет хорошим подспорьем к достижению требуемого результата.
Вот только несколько конкретных советов:
Помещение должно быть просторным, никто не должен себя чувствовать как в тесном тамбуре. Участники должны быть все на виду друг у друга. Идеально проводить вне стен вашей организации, это встряхнет и вытолкнет сотрудников из потока повседневной рутины. При этом продумайте логистику участников, чтобы все смогли присутствовать без задержек в начале сессионных дней, а после сессии отдохнуть без лишних затрат на дорогу. Несомненный плюс - наличие хорошего естественного освещения. При составлении меню подберите еду, которая придаст участникам заряд бодрости, а не нагонит на них сон. И так до мелочей, не пренебрегайте никакими деталями. Например, доступность туалетных комнат на требуемое количество участников. Будет ли зал изолирован от посторонних или похож на проходной двор? Уровень шума за окном? Какова акустика зала, потребуется ли звукоусилитель? И так далее. В общем нужно смоделировать заранее стратегическую сессиию и учесть всё (ну или почти всё).
Этап 7 - Сценарий!
Разработайте индивидуальный сценарий, определите фокус рассмотрения проблемы. Очень часто стратегическая сессия не проходит в рамках жесткого сценария. В процессе может всплыть вопрос, без решения которого движение дальше не имеет смысла. В ходе групповой работы вполне вероятно проявится то, что заранее невозможно было учесть. Особенно, если это первая стратегическая сессия в компании.
Кроме того, все группы и ситуации индивидуальны. На одно и тоже задание, при равном количестве участников, время может потребоваться абсолютно разное. Иногда дельта измеряется не минутами, а часами. Тот же толтекский круг легко может занять от одного часа до трех и более. Но архиважно, на протяжении всей сессии логически двигаться к достижению сформулированной цели. Вот тут и потребуется запас техник и инструментов модератора для того, чтобы по ситуации, применить нужный. Нивелировать, а лучше предотвратить непродуктивное поведение участников во время сессии, и наоборот максимально вовлечь всех.
И качественный сценарий, даже жестко не реализуемый, как нить Ариадны, поможет прийти в нужную точку. А именно, решить вашу сложную неоднозначную задачу.
Если упрощенно, то обычно сессия начинается с определения точки А, где мы сейчас. И точки Б где хотим оказаться. А заканчивается выработкой решений, и фиксированием шагов, которые необходимо предпринять.
К концу сессии всем участникам должно быть понятно, что именно нужно делать в дальнейшем и почему.При этом участники должны получить новый неоценимый опыт. Сессия, наряду с логикой, должна задействовать творческие интуитивные способности участников. И зарядить их энергией на новые победы!
Сделать так, чтобы участники принятые решения восринимали как свои, таким образом, повышая шансы на успешную реализацию этих решений.Ведь даже идеально разработанный план, но не разделяемый и не реализуемый сотрудниками обречен на провал.
Скачать бесплатно три базовых сценария стратегической сессии - ссылка.
Вы уже поняли, что подготовка к сессии – это наиважнейшая часть, определяющая на 70-80% конечный успех мероприятия. Как говорил Сервантес: "Тот, кто хорошо подготовился к сражению, наполовину уже победил!"
Большая ошибка, пренебречь подготовкой в надежде, что в рамках сессии, все само собой как-то сложится.
Этап 8 - Проведение!
Следующий этап, собственно проведение стратегической сессии.Со старта вовлеките и максимально задействуйте всех участников сессии. Сразу задайте повышенный энергетический фон.
Рекомендуемый список литературы для проведения стратегических сессий - ссылка.
Условно стратегическую сессию можно разделить на два этапа. В двухдневной – это будет два дня.
Первый день - это день анализа ситуации, рассмотрения вопроса под разными углами, выявления противоречий. Это этап дивергенции, максимального задействования творческого потенциала группы, разного опыта, противоречий мнений, для обеспечения максимально широкого набора возможностей.
Второй день - это день выработки решений, составления планов и определения ответственных. Это этап конвергенции.
Эмоциональный фон участников, в зависимости от этапов сессии, подвержен колебаниям. От мощного энергетического подъема до эмоциональной опустошенности и обратно. Это нормально и об этом следует помнить.
Большую роль играет ночь между сессиями, когда участники остаются наедине с собой и могут осмыслить полученную информацию, пропустить через себя и с утра увидеть новые решения, получить новые озарения.
Этап 9 - Внедрение!
Жизнь после сессии. Постсессионные мероприятия. Внедряйте, внедряйте и еще раз внедряйте!Перефразируя Бисмарка: "Итоги стратегической сессии, без их дальнейшего применения, не стоят той бумаги, на которой они написаны".
Внедряйте принятые решения, сохраняйте и приумножайте тот энергетический заряд, который получили по итогам сессии. Встраивайте итоги в стратегический цикл компании или же используйте сессию, как отправную точку, для внедрения в компанию стратегического менеджмента!
Резюмируем, как провести стратегическую сессию. 9 этапов.
- Сформулируйте цель! Каких результатов вы хотите добиться?
- Выберите модератора.
- Определите состав участников.
- Проведите аудит мнений участников.
- Подготовьте информационные материалы.
- Подготовьте место действия.
- Разработайте индивидуальный сценарий.
- Проведите стратегическую сессию.
- Встройте результаты сессии в стратегический цикл компании.
Желаю высоких результатов!
Полезные материалы:
Заказать проведение стратегической сессии!
Сценарий стратегической сессии. Пример программы. Как разработать?
Выйти из рутины, систематизировать бизнес!