Вы уже запланировали проведение стратегической сессии.Вам точно понадобится сценарий. Заранее разработанная программа, которая приведет вас к нужной цели, также как автотрасса приводит автомобиль в нужный пункт назначения.
Но как составить программу сессии? С чего начать? Какой план стратегической сессии может быть? Есть ли универсальный шаблон, который вам поможет разработать самостоятельно свой сценарий? Как рассчитать время на сессию и на какие еще нюансы стоит обратить внимание? Давайте разбираться!
Для начала сформулируем что такое сценарий стратегической сессии. Сценарий - это предварительная карта процесса, а стратегическая сессия - это несомненно процесс, в результате которого мы хотим достичь конкретную, заранее определенную цель.Для чего нужна программа?
Стратегическая сессия не просто ведет команду к нужной цели. Она позволяет улучшить взаимоотношения, вовлечь участников, сделать их соавторами принятых решений. Что впоследствии существенно повышает шансы реализации принятых решений.
Сценарий призван запланировать процесс сессии таким образом, чтобы учесть вышеперечисленные моменты.
С чего начать? С цели! Программа стратегической сессии напрямую вытекает из сформулированной цели. Какую задачу решаем и что должны получить на выходе.
Какие бывают сценарии? Определенно для каждой сессии нужна индивидуальная программа. Это обусловлено разными задачами, количественным и качественным составом участников, корпоративной культурой, прошлым опытом взаимодействия участников, располагаемым временем и другими факторами.
Если максимально упростить, то план стратегической сессии включает следующие этапы:
- Определение точки А, где мы сейчас.
- Определение точки Б, где хотим оказаться.
- Анализ текущей ситуации.
- Поиск возможных решений.
- Выбор самых эффективных решений.
- Разработка программы действий.
В итоге, к концу сессии, всем участникам должно быть понятно, что именно нужно делать в дальнейшем и почему.
Нужно учесть, что по ходу сессии идет смена этапов: сначала нужно, включив творческий потенциал группы и задействовав разный опыт участников, обеспечить максимально широкий набор возможностей. А далее он должен сужаться. Фасилитаторы часто применяют для этих процессов такие термины как дивергенция и конвергенция.
А что после сессии? Сессию нельзя рассматривать как завершенный процесс. По итогам обязательно должны последовать конкретные действия по воплощению в жизнь принятых решений.
Пример базового сценария стратегической сессии
Рассмотрим пример базового сценария сессии стратегического планирования по разработке стратегии организации.
Цель • Обеспечить единообразное понимание общей цели и разработать стратегию ее достижения, другими словами найти наилучший способ организации ресурсов для достижения цели.
Результат. Что мы должны получить по итогам сессии?
1 Сформулированная оцифрованная цель, и понимание как понять что цель достигнута.
2 Стратегия достижения цели, расставленные приоритеты развития.
3 Поквартальный план с шагами, ответственными, точками и формами контроля.
4 Детальный план действий на ближайший месяц, начиная со следующего дня после сессии.
Программа сессии:
1. Вступление. Открытие сессии.
2. Аналитический обзор текущей ситуации (в динамике последних лет).
3. Постановка ключевых целей, определение показателей.
4. Определение ключевых факторов успеха и поиск возможностей.
5. Анализ препятствий и угроз.
6. Разработка стратегии.
7. Создание плана действий. Фиксирование сроков и ответственных.
8. Подведение итогов и завершение сессии.
Это базовый сценарий. Однозначно требующий индивидуализации. В зависимости от ситуации и продолжительности сессии в нем могут быть уместны и вопросы связанные с миссией и ценностями, с доработкой под стратегию организационной структуры, с распределением ролей, с поиском новых ниш, более глубоким анализом имеющихся ресурсов в т.ч. производственных мощностей, оценки тенденций развития рынков и общества. И так далее.
Как разработать программу стратегической сессии с чистого листа
А есть ли алгоритм, который вам поможет разработать с чистого листа свой сценарий?Вот три пункта, которые позволят составить индивидуальный план стратегической сессии:
1. Сформулируйте главную решаемую задачу.
2. Сформулируйте вопросы, требующие ответа для решения главной задачи. (какие это могут быть вопросы: как у нас сейчас обстоят дела, почему плохо, какие возможны варианты улучшения, какие выберем, что и когда будем делать и другие).
3. Расставьте эти вопросы в логической последовательности и зафиксируйте это как план сессии.
Итак, укрупненно разработана программа стратегической сессии, некая дорожная карта предстоящего процесса.. Далее потребуется детально наполнить каждый пункт: определить какие методы и техники будут использованы, какая потребуется вводная информация, как и в каком виде вы будете фиксировать итоги, какие будут задействованы раздаточные материалы и технические средства.
Также следует определить время начала этапов и их ориентировочную продолжительность. Как рассчитать время каждого этапа и сессии в целом? Каждый этап детализируйте на малые шаги. Суммируйте время каждого шага, чтобы получить общее время на этап. Потом сложите время всех этапов. В расчетах учитывайте количество участников.
Например: этап состоит из вступительного слова модератора (5 минут), выступления каждого участника (2 минуты), заключительного слова модератора (7 минут). У нас 15 участников, на их выступления потребуется 15 человек *2 минуты = 30 минут. Плюс вступление и заключительная часть 5 и 7 минут. Итого: 30+5+7=42 минуты.
Не забудьте запланировать время на открытие, закрытие сессии, кофе паузы и обед.
Еще стоит помнить, что при проведении сессии естественным образом присутствуют периоды снижения активностей группы, своебразные энергетические ямы. Примерно в 11 и в 15 часов, обычно отмечается умеренное снижение активности. И главная сонливость поджидает группу сразу после обеда, в районе 14 часов.Для этих периодов, можно в программе сессии, заранее зарезервировать время и запланировать мероприятия для повышения энергии в группе.
Главная задача сценария стратегической сессии - разработать дорожную карту, которая приведет к цели!
Но стоит помнить, что путь преодолевает идущий!
Полезные ссылки:
Скачать бесплатно 3 базовых сценария стратегической сессии (КНОПКА "СКАЧАТЬ" ВНИЗУ СТРАНИЦЫ)
Как провести стратегическую сессию? Подготовка, этапы.